Veranstaltungskonzept – Der Schlüssel für eine erfolgreiche Veranstaltung
Eine Veranstaltung hat immer ein großes Ziel: die Thematik punktgenau umsetzen UND die Erwartungen der Teilnehmenden erfüllen oder sogar noch besser … übertreffen! Dann war das Event ein absoluter Erfolg und bleibt nachhaltig in den Köpfen präsent. Doch das gelingt nur mit einem guten Veranstaltungskonzept. Wir erklären, wie man es erstellt und was zu beachten ist. Denn: Je besser das Konzept, desto besser die Veranstaltung.
Das Veranstaltungskonzept – warum wird es benötigt?
Eine Veranstaltung sollte sich möglichst „unique“ sein und sich vom Einheitsbrei unterscheiden. Damit das gelingt, ist das Motto „planlos geht der Plan los“ keine Option. Das Konzept gibt den Rahmen in Bezug auf Planung und Umsetzung der Veranstaltung vor. Aber warum und wie wird es erstellt?
Ein Konzept sorgt dafür, dass keine wichtigen Aufgaben und Termine untergehen, dass Fristen nicht verstreichen und Zahlungen nicht überfällig werden. Es hilft, den nötigen Überblick zu behalten. Auch eine Evaluierung der Veranstaltung im Nachhinein ist dadurch möglich. So kann die nächste Veranstaltung letztlich wieder noch ein Stück besser werden.
Das Veranstaltungskonzept sollte stets erstellt werden, wenn eine große Veranstaltung geplant ist, die eine erfolgreiche Message vermitteln soll. Natürlich kann der Veranstalter die Erstellung dieses Konzeptes selbst übernehmen. Wer allerdings noch nicht so viel Erfahrung damit hat oder die verantwortungsvolle Aufgabe gerne Profis übertragen möchte, sollte sich durch eine Eventagentur beraten lassen. FloydTech aus Frankfurt ist hier genau der richtige Partner für Planung und auch Durchführung von Veranstaltungen und aller Art.
Die Basics des Veranstaltungskonzeptes
Wann sollte das Konzept erstellt werden? Der genaue Zeitpunkt hängt eng damit zusammen, wie groß die Veranstaltung und von welcher Art sie ist. Die Faustregel dabei ist: Je eher, desto besser!
Im Grunde steht am Anfang ein Brainstorming: Ideen und Ziele werden skizziert und nehmen dann konkrete Formen an. So kann eine Struktur (Wer erledigt, zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe?) entstehen. Aus dem scheinbar „chaotischen“ Brainstorming zu Beginn entsteht ein klares Konzept mit konkreten Ideen, die nur noch umgesetzt werden müssen.
Aufbau eines Eventkonzeptes
Wie wird so ein Konzept denn nun konkret aufgebaut und welche Faktoren spielen eine wichtige Rolle? Hier ein Beispiel für häufig vorkommende Faktoren:
• Grundpfeiler der Veranstaltung: Ausgangssituation, Zielvorgaben, Anlass, Zeitrahmen, Termin
• Ziel und Zielgruppe der Veranstaltung
• Message der Veranstaltung
• Brainstorming
• Finale Idee
• Zeitplan
• Details der Umsetzung: Einladungen bzw. Bekanntmachung der Veranstaltung, Rahmenprogramm, etc.
• Ort, Catering, Künstler, Technik, Hotel, Transport, Dekoration, Logistik etc.
• PR- Maßnahmen, Social Media
• Kostenaufstellung
• Wesentliche Aufgaben innerhalb der Planung
• Nachbereitung und Evaluierung
Wer schon einmal mit den Grundzügen des Projektmanagements zu tun hatte, dem wird diese Vorgehensweise ziemlich vertraut vorkommen. Kein Wunder, denn letztlich ist jedes Projekt ja auch irgendwie ein Event und wird entsprechend gehandhabt. Man sollte nur im Hinterkopf behalten bei den genannten Punkten, dass natürlich gewisse Abweichungen durch die Art und Größe der Veranstaltung immer vorkommen können.
Gewusst wie: Die Struktur des Veranstaltungskonzeptes
Bevor das eigentliche Veranstaltungskonzept erstellt wird, müssen alle wichtigen Eckpunkte für das geplante Event zusammengetragen werden. Erst aus Informationen wie genauer Anlass, Termin, Zielvorgaben und Ausgangssituation können das richtige Ziel und die Message der Veranstaltung abgeleitet werden.
Ohne Ziel kein Event! Wird das zu erreichende Ziel nicht klar kommuniziert, tendiert das Gelingen der Veranstaltung gegen null. Soweit klar; aber wie findet man das Ziel seiner Veranstaltung?
Es gibt unterschiedliche Faktoren, die für die Zielsetzung eine Rolle spielen können, hier ein paar Beispiele:
• Gewinnung von neuen Kunden
• Image des Unternehmens
• Mitarbeitende motivieren
Hierbei handelt es sich um sogenannte quantitative Faktoren. Sollen dagegen Emotionen ausgelöst werden die Veranstaltung als Botschaft wirken, spricht man von qualitativen Faktoren. Je nachdem welche Faktoren überwiegen, hat dies deutliche Auswirkungen auf das geplante Event.
Kein Erfolg ohne Zielgruppenorientierung
Eine klare Definition solcher Faktoren hat eine große Wirkung. Ein weiterer entscheidender Schritt ist das Festlegen einer Zielgruppe. Wer soll mit dem Event warum angesprochen werden? Wie steht die Zielgruppe zum veranstaltenden Unternehmen? Und wie gelingt es, die Zielgruppe neugierig auf die Veranstaltung zu machen?
Und damit ist man schon direkt beim nächsten wichtigen Eckpfeiler des Konzeptes: Wie schafft man es, dass sich diese Veranstaltung von anderen, vergleichbaren Veranstaltungen abhebt? Sprich: Man braucht eine zündende Idee, die „der Knaller“ der Veranstaltung sein kann.
Zielführende Fragen sind dann:
• Was würde den Teilnehmenden in Erinnerung bleiben?
• Was macht genau dieses Unternehmen besonders?
• Wie lässt sich diese Besonderheit in die Veranstaltung integrieren?
• Und: Sind die Vorstellungen umsetzbar?
Der rote Faden durch das Event
Ist der ultimative „Knaller“ des Events gefunden und festgelegt, sollte sich die Veranstaltung klar drumherum aufbauen. Es geht darum, eine Art Spannungsbogen über die komplette Veranstaltung hinweg zu diesem Highlight hin aufzubauen. Und dieser Spannungsbogen startet letztlich viel früher, als oftmals angenommen wird! Mit passenden Einladungen und gutem Marketing kann schon deutlich vorher Neugier bei den Teilnehmenden getriggert werden. Wird diese Neugier mit einem unvergesslichen Erlebnis befriedigt, bleibt die Veranstaltung garantiert in den Köpfen. Und ganz nebenbei wird so natürlich ebenfalls das eigentliche Ziel erreicht. Bingo!
Die Abwicklung
Steht die finale Idee zu der Veranstaltung, sollte möglichst zügig ein strukturierter Zeitplan erstellt werden. In diesem sind sogenannte „Meilensteine“ festzulegen. Meilensteine sind Teilziele, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht sein müssen. Das könnte z. B. sein, dass das Catering zu einem bestimmten Zeitpunkt sicher steht.
Liegt der Zeitplan vor, sollten Verantwortungen verteilt werden. Wer macht was bis wann? Damit stehen verantwortliche Ansprechpartner für unterschiedliche Planungspunkte fest. Diese müssen durch einen Projektleiter angehalten werden, sich untereinander abzustimmen, damit die Veranstaltung nicht womöglich wegen mangelnder Absprachen ein Flop wird. Regelmäßige Team-Meetings sind insofern ausgesprochen wichtig, damit alles gelingt und es keine „Reibungsverluste“ gibt.
Kleiner Tipp: Diese Verantwortlichkeiten sollten auch immer schriftlich festgehalten werden, damit es keine unnötigen Missverständnisse gibt.
Ein Budgetplan ist einer der wichtigsten Bestandteile des Veranstaltungskonzeptes. Hier muss im Detail aufgeführt werden, welche Kosten entstehen und wie sie gedeckt werden.
Nach dem Event ist vor dem Event!
Nach der erfolgreichen Veranstaltung ist vor der Veranstaltung! Deshalb ist eine Evaluierung eigentlich unerlässlich, um zuverlässige Informationen zum Erfolg der Veranstaltung zu gewinnen. Das kann bei qualitativen Zielen direkt im Anschluss über Fragebögen geschehen oder über Social Media. Bei den quantitativen Zielen geben dagegen eher Erlöse oder Verkaufszahlen den entscheidenden Aufschluss. Die Evaluierung kann als Anhaltspunkt zu Verbesserungen dienen.
Fazit
Ein Veranstaltungskonzept, in dem Planung, Ideen, Verantwortungen, Budgets und Ziele genau festgelegt sind, ist einer der wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Veranstaltung. Je genauer und detaillierter bei der Erstellung desto Konzeptes vorgegangen wird, desto besser! So geht man auf Nummer sicher, dass keine Missverständnisse die Veranstaltung gefährden.
Ziel und Botschaft eines Events sollen nach Möglichkeit nachhaltig in den Köpfen der Zielgruppe bleiben. Der perfekte Weg, um dies zu erreichen, ist ein gut inszenierter Spannungsbogen, der sich durch die gesamte Veranstaltung zieht. Mit seiner Hilfe bleibt die Neugierde auf Ziel und Botschaft garantiert bis zum Ende wach.
