Tipps und Tricks: Gutes Catering = teuer?
Zu jedem guten Event, jeder Feier oder Veranstaltung im privaten oder offiziellen Bereich gehört es einfach dazu – ein gutes Catering. Aber muss ein gutes Catering auch gleich teuer sein? Wir haben die besten Tipps zusammengestellt, wie Kosten für ein gutes Catering spielend leicht minimiert werden können. Und wann es sich lohnt, vielleicht doch ein paar Euro mehr zu investieren.
Checkliste: Welche Ansprüche muss mein Catering erfüllen?
Um den idealen Caterer zu finden, und natürlich auch, um Preise möglichst optimal zu vergleichen, muss zuallererst eins klar sein: Welche Ansprüche werden an Service und Essen gestellt? Es ist von entscheidender Bedeutung für einen Veranstalter, zu definieren, was für eine Art von Essen die Gäste erwarten soll. Kleiner Snack oder „richtiges“ Essen? Soll das Catering die Veranstaltung abrunden, indem es einen thematischen Bezug gibt? Müssen beispielsweise bestimmte Bedürfnisse der Gäste berücksichtigt werden? Inzwischen gibt es z.B. zunehmend Gäste, die sich vegetarisch oder sogar vegan ernähren. Oder will man als Eventveranstalter beim angebotenen Essen mögliche Allergene ausschließen? Hier kann eine Pro-Contra-Liste im Zweifelsfall gute Dienste leisten.
Catering immer passend zum Anlass
An erster Stelle der Überlegungen steht natürlich die zentrale Frage: Welches Catering passt überhaupt zu meiner Veranstaltung? Geht es um eine Vernissage, eine Hochzeit oder einen wissenschaftlichen Kongress? Hierbei handelt es sich um drei komplett unterschiedliche Eventarten, was in Bezug auf das Catering unbedingt berücksichtigt werden soll, um Enttäuschungen oder Beschwerden zu vermeiden.
Die Planung einer Veranstaltung hat auch einen großen Einfluss auf die Planung des Caterings. Dies ist letztlich die Richtschnur, wo man sparen kann und wo lieber nicht.
Die Präsentation des Caterings
Steht das Essen an sich fest und ist die Zahl der Eventteilnehmer bekannt (für 10 Gäste wählt man sicherlich eine andere Art von Catering als für 100 …), stellt sich im nächsten Schritt die Frage, wie es optimal präsentiert wird. Wie wäre es mit einem Buffet – und wenn ja, von welcher Art? Oder doch lieber Live-Cooking, Fingerfood oder ein mehrgängiges Menü mit Service am Platz?
Diese Entscheidung ist zentral, denn sie große Auswirkungen in Bezug auf die anfallenden Kosten! Und zwar in Bezug auf die benötigten Servicekräfte, die der Caterer zur Verfügung stellt. Aber auch der Aufbau des Caterings geht günstiger oder kostspieliger, beispielsweise wenn ein extra Partyzelt hierfür benötigt wird. Geschirr und Dekoration sind ebenfalls eine mögliche Leistung. Wer hier clever vorgeht, kann insofern durchaus geschickt mit den Zahlen etwas „jonglieren“.
Knackpunkt Getränke
Ein weiterer Knackpunkt sind typischerweise die Getränke. Zunächst sollte überlegt werden, ob die Getränke überhaupt über den Caterer bezogen werden sollen. Was soll es geben? Nicht-alkoholische und/oder alkoholische Getränke? Gratis oder gegen eine Gebühr? Gerade wenn die genaue Teilnehmerzahl vorab nicht genau abzuschätzen ist, bieten viele Caterer eine vorteilhafte Option an: Gäste, die eine bestimmte Alkoholsorte wünschen, können diesen bekommen – müssen ihn aber selbst beim Caterer bezahlen. Oder sollen jegliche Getränke „for free“ für die Gäste sein?
Wie kann man bewusst Kosten fürs Catering sparen?
Wenn feststeht, welche Ansprüche an das Catering unbedingt realisiert werden müssen, geht die Suche nach passenden Anbietern los. Schon bei der Vorauswahl sollte darauf geachtet werden, sich Caterer zu suchen, die diesen Ansprüchen grundsätzlich gerecht werden können. Im nächsten Schritt geht es dann an das Einholen der Angebote: Wer bietet was an und zu welchem Preis?
Keine Scheu vor dem Vergleichen haben
Vergleichen ist in nahezu jeder Lebenslage eine gute Idee und bei der Wahl eines Caterers ist es sogar das A und O! Manchmal kann man dadurch sogar ein paar Sonderkonditionen erlangen oder einige Euro sparen, ohne auf etwas zu verzichten. Und bitte: Das Angebot sollte in jedem Fall unbedingt gründlich geprüft werden, um Frust zu vermeiden! Was ist enthalten? Und was nicht? Oft werden Servicekosten oder Getränke nicht aufgelistet und dann folgt meist im Nachgang eine kalte Dusche. Sind die Kosten nicht transparent, wird es leider nichts mit dem Sparen! Online-Vergleichsportale können hier übrigens sehr hilfreich sein. Einfach die jeweiligen Ansprüche eingeben und sich passende Ergebnisse anzeigen lassen – einfacher geht’s eigentlich nicht.
Richtig kalkulieren – mit etwas Spielraum
Wird frühzeitig mit der Planung des Events begonnen, hat man meist mehr Spielraum in Bezug auf das Catering. Und dieses Bisschen Extra-Flexibilität zahlt sich in der Regel aus. Oft ändert sich während der Planung noch die ein oder andere Gegebenheit. Ein günstiger Caterer und ein bisschen „Luft“ bei den Ausgaben für diesen, sind dann natürlich von Vorteil, um angemessen reagieren zu können.
Was viele Veranstalter nicht wissen: Ein Catering ist übrigens erst ab 10 Personen sinnvoll. Je mehr Personen eingeladen sind, desto günstiger wird der Preis pro Person. Außerdem bestimmt die Personenzahl auch die Menge an Essen. Wobei ganz klar gilt: Alles, was bei der Veranstaltung nicht gegessen wird, muss trotzdem bezahlt werden. Zu viel geordertes Essen ist somit definitiv verschwendet. Also lieber knapp kalkulieren und riskieren, dass der eine oder andere Gast womöglich nicht satt wird? So natürlich auch nicht! Hier lohnt ein Gespräch mit dem Caterer; die meisten können gut einschätzen, wie viel Essen tatsächlich benötigt wird, und so helfen, unnötige Kosten und Verschwendung verhindern.
Wirklich nötig? Das Probeessen
Ist der passende Caterer gefunden, sollte unbedingt ein Probeessen vereinbart werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Qualität und Geschmack wirklich passen. Und natürlich kann man als Eventveranstalter bei bzw. nach diesem Probeessen noch Anpassungen vornehmen.
Die richtigen Prioritäten setzen
Eine gute Option, um beim Catering zu sparen, ist die Eigenleistung. Wer bereit ist, sich um gewisse Dinge selbst zu kümmern, wie z. B. Essen selbst holen und Geschirr ggf. wieder gereinigt zurückbringen, muss natürlich nicht so viel Service „einkaufen“ und hat eine entsprechend niedrigere Rechnung. Ist Eigenleistung jedoch nicht gewollt oder nicht möglich, dann muss nach anderen Sparpunkten geschaut werden.
Sparen bei den Extras
So kann etwa bei den Getränken gespart werden. Clevere stellen beispielsweise nur eine gewisse Auswahl zur Verfügung oder bieten zwar alles an, aber Hochprozentiges muss der Gast selbst zahlen. Da Getränke häufig über Kommission laufen, bezahlt der Gastgeber/ Veranstalter am Ende sowieso nur das, was getrunken wurde, und was er vereinbarungsgemäß zu zahlen hat.
Geht es nicht ohne Servicepersonal? Dann gibt es die Möglichkeit, ungelernte Kräfte für das Catering zu beschäftigen. Sie sind günstiger als das Fachpersonal, haben aber oft durch andere Veranstaltungen schon einschlägige Erfahrungen.
Das Essen auf dem Prüfstand
Muss unbedingt Fleisch angeboten werden? Stimmt die Qualität, ist Fleisch häufig die teuerste Zutat beim Catering. Es gibt wunderbare vegetarische Gerichte, die nachhaltig und regional sind. Damit kann auch das Veggie-Angebot gleich gedeckelt werden und als Veranstalter tut man sogar noch etwas Gutes.
Falls es ganz ohne Fleisch einfach nicht geht, sollte man sich überlegen, ob es unbedingt das ultra-angesagte Hippster-Essen sein muss. Dies treibt meist den Catering-Preis unnötig in die Höhe. Wie wäre es dann mit Asiatisch? Diese tolle Küche ist unglaublich beliebt und hat neben leckeren Fleischgerichten eine große Auswahl an vegetarischen Speisen.
Sind Höhepunkt wirklich wichtig?
Wer mit unvergesslichen Highlights punkten will, sollte dafür Kosten einplanen. Für die Gäste ist so etwas natürlich einfach toll, aber in so einem Fall ist meist wenig Raum für Einsparmöglichkeiten. Allerdings kann es das Geld teilweise absolut wert sein! Deshalb sollten in so einem Fall Kosten und Nutzen genau gegeneinander abgewogen werden. Live-Cooking, Candy Bar oder Food Truck sind momentan extrem angesagt.
Fazit: Ohne diese 3 geht nichts!
Planung, Ansprüche und Prioritäten: Das sind die drei Eckpfeiler für ein gelungenes Catering. Mit ihnen wird festgelegt, wie teuer das Catering bei einem Event werden darf oder wo gespart werden kann. Wird alles richtig bedacht, reißt das Catering kein Loch ins Budget, sondern ist die ideale Abrundung der Veranstaltung.
